Polnische Pflegekraft: wie man sie legal anstellt

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Die Bezeichnung „polnische Pflegekraft“ wird oft synonym für alle Pflegekräfte aus dem osteuropäischen Raum verwendet. Die Beschäftigung sollte bestenfalls über eine Agentur laufen, damit die Legalität gewahrt bleibt.

Polnische Pflegekraft: Die Kosten für die Beschäftigung

Die genauen Kosten für die polnische Pflegekraft lassen sich nicht genau beziffern, da sie vom Umfang der Beschäftigung abhängig sind. Die Preise für eine Beschäftigung über eine Agentur liegen zwischen 1.800 und 2.400 Euro im Monat. Wer selbst als Arbeitgeber auftritt, muss wenigstens den Mindestlohn zahlen.

Dazu kommen die Lohnnebenkosten: Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und Unfallversicherung müssen seitens des Arbeitgebers für die Pflegekraft gezahlt werden. Bei einer täglich achtstündigen Beschäftigung nach deutschem Arbeitsrecht liegen die Kosten hier auch um 2.000 Euro pro Monat.

Polnisches Pflegepersonal: Was kann und darf es leisten?

Häufig werden individuelle Absprachen getroffen, was die täglichen Arbeitsleistungen angeht. Rein rechtlich gesehen haben viele davon keinen Bestand.

Das Wechseln von Verbänden oder das Bereitstellen von Medikamenten obliegt nur dem ambulanten Pflegedienst und darf von der polnischen Pflegekraft nicht übernommen werden. Vielmehr handelt es sich bei den Leistungen um eine Entlastung bei alltäglichen Aufgaben, sodass zum Beispiel hauswirtschaftliche Leistungen inbegriffen sind.

Außerdem übernimmt das polnische Pflegepersonal die Unterhaltung des Pflegebedürftigen, es werden Spiele gespielt oder Übungen zur geistigen Anregung gemacht. Auch Spaziergänge oder bloße Erzählungen sind mögliche Leistungen.

Häufig werden individuelle Absprachen getroffen, was die täglichen Arbeitsleistungen angeht. Rein rechtlich gesehen haben viele davon keinen Bestand. ( Foto: Shutterstock-Nancy Beijersbergen )

Häufig werden individuelle Absprachen getroffen, was die täglichen Arbeitsleistungen angeht. Rein rechtlich gesehen haben viele davon keinen Bestand. ( Foto: Shutterstock-Nancy Beijersbergen )

Die A1-Bescheinigung für die polnische Pflegekraft

In Deutschland treten viele Auftraggeber nicht als Arbeitgeber auf, sondern lassen eine polnische Pflegekraft durch Agenturen vermitteln. Beim sogenannten Entsendemodell muss sichergestellt sein, dass es sich um eine legale Beschäftigung handelt! Dafür gibt es das A1-Formular, das die Legalität bestätigen soll und das Ausdruck dafür ist, dass die Pflegekraft in ihrem Heimatland sozialversichert ist.

Ohne die A1-Bescheinigung muss der Arbeitgeber (die Agentur) oder der Kunde, der hier als Auftraggeber auftritt, die Kosten für die Sozialversicherung übernehmen.

Wichtig ist allerdings, dass die A1-Bescheinigung noch gültig ist. Ist sie abgelaufen, taugt sie als Nachweis nicht mehr und muss erneuert werden, ehe eine legale Anstellung der polnischen Pflegekraft möglich ist.

Die polnische Pflegekraft als Pflegesachleistung abrechnen: Möglich oder nicht?

Verständlicherweise suchen Angehörige nach Möglichkeiten, wie sich die Beschäftigung der Pflegekraft günstiger gestalten lässt und schon stellt sich die Frage, ob diese Form der Unterstützung nicht in den Bereich der Pflegesachleistungen fällt. Um diese in Anspruch nehmen zu können, muss ein Versorgungsvertrag seitens der vermittelnden Agentur mit der Krankenkasse geschlossen werden, sodass die Leistungen über die Krankenkasse abgerechnet werden können.

Somit könnte die Agentur direkt mit der Kasse abrechnen, muss sich aber auch regelmäßigen Kontrollen durch den MDK unterziehen und sämtliche Leistungen müssten umfangreich dokumentiert werden. Allerdings muss auch die pflegerische Ausbildung der zu entsendenden Pflegekräfte nachgewiesen werden, welche jedoch meist nicht vorhanden ist.

Bisher gibt es noch keine bekannte Agentur, die einen solchen Versorgungsvertrag mit der Krankenversicherung geschlossen hat, daher ist die Abrechnung der polnischen Pflegekraft als Pflegesachleistung nicht möglich.

Bisher gibt es noch keine bekannte Agentur, die einen solchen Versorgungsvertrag mit der Krankenversicherung geschlossen hat, daher ist die Abrechnung der polnischen Pflegekraft als Pflegesachleistung nicht möglich.  ( Foto: Shutterstock-_insta_photos  )

Bisher gibt es noch keine bekannte Agentur, die einen solchen Versorgungsvertrag mit der Krankenversicherung geschlossen hat, daher ist die Abrechnung der polnischen Pflegekraft als Pflegesachleistung nicht möglich. ( Foto: Shutterstock-_insta_photos )

Die Kosten für eine polnische Pflegekraft 2021 ( Video)

Aktuell muss wenigstens der Mindestlohn von 9,50 Euro pro Stunde einkalkuliert werden, wenn es um die Kosten für eine polnische Pflegekraft geht. Mitte des Jahres soll dieser auf 9,60 Euro angehoben werden, bis 2022 erfolgen weitere Anpassungen auf bis zu 10,45 Euro in der Stunde. Doch allein mit diesen Kosten ist es nicht getan.

Wer als Arbeitgeber eine polnische Pflegekraft beschäftigt, muss überdies mit den normalen Lohnnebenkosten rechnen: Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge sowie die Beiträge zur Unfallversicherung sind abzuführen. Des Weiteren muss eine Unterkunft für die Pflegekraft gestellt werden, die sich wohl meist im Haus des Pflegebedürftigen befinden wird. Die Verpflegung wird ebenfalls durch den Auftraggeber übernommen.

Das Bruttogehalt für eine polnische Pflegekraft liegt meist zwischen 1.850 und 2.450 Euro im Monat. Wichtiger Tipp: Natürlich lassen sich Haushaltshilfen steuerlich absetzen!

Sie können als haushaltsnahe Dienstleister gesehen und folglich mit 20 Prozent der Gesamtkosten angesetzt werden. Auch das Ansetzen als außergewöhnliche Belastung ist zulässig.

Mögliche Zuschüsse zu den Kosten über die Pflegekassen ist durch die Leistungen aus der Verhinderungspflege und der Kurzzeitpflege möglich, dafür muss allerdings eine Feststellung des Pflegegrades der Pflegeperson vorliegen.

Video: #5Fragen​ zur MDK-Reform

Hilfe bei der Pflege durch die Caritas

Die Caritas muss häufig die Frage nach einer polnischen Pflegekraft beantworten. Angesichts der Vielzahl an Anfragen gibt es inzwischen seitens der Caritas Informationsbroschüren, die sich mit dem Thema „Polnische Pflegekraft legal beschäftigen“ befassen. Des Weiteren kann über die Organisation ein Musterarbeitsvertrag bezogen werden, der für die legale Beschäftigung der polnischen Pflegekraft wichtig ist.

Doch die Caritas geht noch einen Schritt weiter und bietet in einigen Regionen Deutschlands „CariFair“ an. Es handelt sich dabei um eine Kooperation der Caritas mit einem Partnerverband aus Mittel- oder Osteuropa. Von dort werden Pflegekräfte nach Deutschland in Privathaushalte entsendet. Wer nun also Hilfe durch die Caritas in Anspruch nehmen möchte, kann sich hier informieren.

Doch nicht nur die Auftraggeber bekommen Hilfe durch die Kooperation, auch die Pflegekräfte selbst werden unterstützt. Für sie ist die Caritas ein wichtiger Ansprechpartner für die Zeit ihrer Entsendung nach Deutschland.

Privat eine polnische Pflegekraft einstellen?

Das private Anstellen einer polnischen Pflegekraft ohne den Weg über eine betreuende Agentur mag weniger Kosten verursachen. Dies aber nur bis zu dem Punkt, an dem die meist offensichtliche Schwarzarbeit enttarnt wird. Auch wenn die betreffenden Bewerber als Selbstständige auftreten, so wird daraus in der Regel eine Scheinselbstständigkeit und die ist illegal.

Eine Privatperson darf niemanden direkt beschäftigen, es sei denn, der Betreffende tritt als Arbeitgeber auf. Dann aber sind einige Anmeldungen zu tätigen, um die Legalität zu wahren.

Wer nun nicht über eine Agentur gehen, sondern die polnische Pflegekraft selbst beschäftigen möchte, wird damit zum offiziellen Arbeitgeber. ( Foto: Shutterstock-Alexander Raths )

Wer nun nicht über eine Agentur gehen, sondern die polnische Pflegekraft selbst beschäftigen möchte, wird damit zum offiziellen Arbeitgeber. ( Foto: Shutterstock-Alexander Raths )

Wie wird das private Anstellen legal und welche Kosten verursacht das?

Wer nun nicht über eine Agentur gehen, sondern die polnische Pflegekraft selbst beschäftigen möchte, wird damit zum offiziellen Arbeitgeber. Damit obliegen dem Betreffenden alle Pflichten, die jedem normalen Arbeitgeber auferlegt sind. Zum einen muss sich derjenige bei der Agentur für Arbeit melden und anzeigen, dass er nun Arbeitgeber ist. Damit wird eine Betriebsnummer vergeben. Auch die Anmeldung beim Finanzamt ist wichtig, denn fortan muss der Neu-Arbeitgeber Lohnsteuern entrichten.

Zur Legalität gehört aber auch, dass das deutsche Arbeitsrecht beachtet wird, das eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag vorsieht. Eine Mindestruhezeit von elf Stunden ist ebenso einzuhalten, wie Urlaub zu gewähren ist. Außerdem ist wenigstens der Mindestlohn zu zahlen.

Es wird ein Arbeitsvertrag geschlossen, in dem alle gültigen Arbeitsbedingungen erfasst sind. Außerdem muss der Betreffende das A1-Formular vorweisen, andernfalls muss er in einer deutschen Krankenversicherung erfasst und es müssen entsprechende Beiträge entrichtet werden.

Die Vermittlung einer polnische Pflegekraft

Soll die polnische Pflegekraft vermittelt werden, führt der Weg dahin über eine Agentur. Diese hat ihren Sitz in Deutschland. Sie ist Ansprechpartner für die Agentur im Ausland, die wiederum die polnische Pflegekraft vermittelt.

Hier wird auf das sogenannte Entsendemodell gesetzt, bei dem die Pflegekraft bei ihrer Agentur in ihrem Heimatland erfasst und versichert ist. Diese Agentur arbeitet mit der deutschen Agentur zusammen, die wiederum die Vermittlung der Pflegekraft in die deutsche Familie übernimmt.

Wer einen Pflegebedürftigen zu versorgen hat, dies aber selbst nicht leisten kann, wendet sich vielleicht an eine polnische Pflegekraft.  ( Foto: Shutterstock-Africa Studio)

Wer einen Pflegebedürftigen zu versorgen hat, dies aber selbst nicht leisten kann, wendet sich vielleicht an eine polnische Pflegekraft. ( Foto: Shutterstock-Africa Studio)

Agentur für eine polnische Pflegekraft

Wer einen Pflegebedürftigen zu versorgen hat, dies aber selbst nicht leisten kann, wendet sich vielleicht an eine polnische Pflegekraft. Besser gesagt, an eine Agentur in Deutschland, die Kontakt zu einer Entsendefirma oder Agentur in Polen aufnimmt. Die Agentur ist nicht für die Pflege bzw. die zu erbringenden Leistungen zuständig, sie regelt einzig und allein die Vermittlung der Pflegekräfte!

Die deutsche Familie schließt den Vertrag über die zu erbringenden Leistungen mit dem Entsendeunternehmen oder direkt mit der Pflegekraft.

Wichtig: Da die deutsche Familie nur Auftrag- und nicht Arbeitgeber ist, hat sie keinerlei Weisungsbefugnisse. Das Weisungsrecht bleibt beim Entsendeunternehmen.

Polnische Pflegekraft ohne Agentur finden

Es ist auch möglich, eine polnische Pflegekraft zu beschäftigen, die ohne Agentur vermittelt wird. Häufig gibt es entsprechende Angebote, die jedoch nicht selten das Ergebnis einer gut geplanten Schwarzarbeit und damit einer illegalen Tätigkeit sind.

Hellhörig sollte jeder Suchende werden, wenn sich die Pflegekraft möglichst lange an eine Arbeitsstelle binden möchte. Wenn mindestens 50 Prozent des Einkommens nur mit einem Auftraggeber erzielt werden, liegt bereits eine Scheinselbstständigkeit vor! Ein Entsendeunternehmen schickt die polnische Pflegekraft meist nur für zwei bis höchstens drei Monate nach Deutschland, danach kehrt diese wieder nach Hause zurück.

Wer selbst auf die Suche gehen und eine polnische Pflegekraft einstellen will, muss dabei wie folgt vorgehen:

  1. Kontaktaufnahme mit der örtlichen Agentur für Arbeit
  2. Anmeldung als Arbeitgeber, Beantragung Betriebsnummer, Einstellen eines Suchauftrags
  3. Anmeldung beim Finanzamt
  4. Auswahl des Bewerbers oder der Bewerberin
  5. Abschluss Arbeitsvertrag (auf Rechtssicherheit achten!)
  6. Anmeldung der polnischen Pflegekraft bei der Sozialversicherung g
  7. Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft zur Unfallversicherung
  8. evtl. Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung
  9. Prüfen vorgelegter Bescheinigungen (auch auf ärztliche Atteste und Impfbescheinigungen achten!)
  10. Vertretungsregelung erstellen: Was ist, wenn die polnische Pflegekraft im Urlaub oder erkrankt ist?

Privat gesucht: Polnische Pflegekraft einfach anstellen?

Ohne die entsprechenden Unterlagen darf keine polnische Pflegekraft angestellt werden. Es ist recht schwierig, die Legalität auf eigene Faust sicherzustellen und sich einzig auf die vorgelegten Bescheinigungen zu verlassen. Der Weg über eine Agentur im Entsendeverfahren und das Auftreten als Arbeitgeber sind rechtlich gesehen die einzigen Möglichkeiten, um eine polnische Pflegekraft legal zu beschäftigen.

Es ist auch möglich, eine polnische Pflegekraft zu beschäftigen, die ohne Agentur vermittelt wird.  ( Foto: Shutterstock- David Pereiras )

Es ist auch möglich, eine polnische Pflegekraft zu beschäftigen, die ohne Agentur vermittelt wird. ( Foto: Shutterstock- David Pereiras )

Die polnische Agentur für eine Pflegekraft nutzen

Im Internet sind inzwischen zahlreiche Angebote für polnische Agenturen zu finden, die im Entsendeverfahren die Vermittlung einer Pflegekraft nach Deutschland anbieten. Meist führt der Weg hier über eine deutsche Agentur, sodass sich keine Sprachprobleme ergeben.

Wichtig ist, dass die Pflegekraft die A1-Bescheinigung vorlegen kann, hierauf sollte trotz Beauftragung der Agentur genauestens geachtet werden.

Das Gehalt wird dann nicht direkt gezahlt, sondern die Pflegekraft erhält es von ihrer Agentur in Polen, bei der sie angestellt ist. Der Auftraggeber hier in Deutschland zahlt daher seinen fälligen Betrag an die Agentur.

Die Pflegekraft aus Polen darf als Hilfe im Haushalt und bei den täglichen Verrichtungen für den Pflegebedürftigen angestellt werden.  ( Foto: Shutterstock-DGLimages )

Die Pflegekraft aus Polen darf als Hilfe im Haushalt und bei den täglichen Verrichtungen für den Pflegebedürftigen angestellt werden. ( Foto: Shutterstock-DGLimages )

Polnische Pflege nutzen

Es ist nicht nur möglich, sich von einer polnischen Pflegekraft hier in Deutschland unterstützen zu lassen und die Pflege der eigenen Person oder eines pflegebedürftigen Angehörigen auf diese Art sicherzustellen. Mittlerweile ist die polnische Pflege auch für diejenigen ein Thema, die nicht mehr in den eigenen vier Wänden wohnen bleiben können.

Verschiedene Pflegeeinrichtungen in Polen bieten die Aufnahme deutscher Pflegebedürftiger an, wobei gerade die Einrichtungen an der Ostsee einen exzellenten Ruf haben. Dort sind sogar spezielle Aufnahmen für Demenzkranke möglich, auch Alzheimerpatienten sind gern gesehen und bekommen eine auf sie persönlich zugeschnittene Behandlung.

Die Kosten für eine stationäre Versorgung liegen zwischen 2.000 und 3.000 Euro im Monat, wobei die genauen Kosten auch von der Lage der Pflegeeinrichtung abhängig sind. Des Weiteren spielt die Unterbringung eine Rolle: Ein Einzelzimmer kostet auch hier mehr als ein Mehrbettzimmer.

Da die polnischen Pflegekräfte mit im Haushalt des Pflegebedürftigen leben, muss ein ordentlicher Wohnraum (Zimmer) gestellt werden.  ( Foto: Shutterstock-Yuganov Konstantin  )

Da die polnischen Pflegekräfte mit im Haushalt des Pflegebedürftigen leben, muss ein ordentlicher Wohnraum (Zimmer) gestellt werden. ( Foto: Shutterstock-Yuganov Konstantin )

FAQs zur Beschäftigung einer polnischen Pflegekraft

Welche Aufgaben hat eine Pflegekraft aus Polen?

Die Pflegekraft aus Polen darf als Hilfe im Haushalt und bei den täglichen Verrichtungen für den Pflegebedürftigen angestellt werden. Sie kann Spaziergänge mit dem zu Pflegenden und dessen Unterhaltung übernehmen. Eine polnische Pflegekraft darf jedoch keine medizinischen Pflegeleistungen anbieten, hierfür ist der ambulante Pflegedienst zuständig.

Was muss ich bei polnischen Pflegekräften beachten?

Da die polnischen Pflegekräfte mit im Haushalt des Pflegebedürftigen leben, muss ein ordentlicher Wohnraum (Zimmer) gestellt werden. Außerdem muss die Beschäftigung legal sein, das heißt, dass ein Arbeitsvertrag mit der Person oder ein Dienstleistungsvertrag mit der vermittelnden Agentur vorliegen muss. Wer als Arbeitgeber auftritt, muss die nötigen Anmeldungen beim Finanzamt und bei der Agentur für Arbeit vornehmen.

Kann man eine Pflegekraft aus Polen von der Steuer absetzen?

Die Pflegekraft aus Polen kann als Haushaltshilfe und damit als haushaltsnahe Dienstleistung mit 20 Prozent der tatsächlichen Kosten abgesetzt werden. Auch ein Absetzen als außergewöhnliche Belastung ist möglich.

Wie melde ich eine Pflegekraft an?

Die Pflegekraft muss angemeldet werden, wenn der Auftraggeber selbst zum Arbeitgeber wird. Es muss eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragt werden, außerdem muss die Anmeldung beim Finanzamt erfolgen. Eventuell muss die Pflegekraft auch beim Einwohnermeldeamt angemeldet werden.

Was kostet eine Pflegekraft pro Stunde?

Je nach Ausbildung und Umfang der Leistungen können die Kosten zwischen 20 und 45 Euro liegen. In jedem Fall muss der Mindestlohn für die Pflegekraft bezahlt werden. Dieser liegt aktuell bei 9,50 Euro und steigt ab 1. Juli 2021 auf 9,60 Euro.

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Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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